Mitarbeiterdiebstahl am Arbeitsplatz – Prävention, Beweise, BAG-Rechtsprechung & Detektei-Hilfe
Mitarbeiterdiebstähle sind kein „Kavaliersdelikt“, sondern ein Vertrauensbruch – und für Unternehmen oft doppelt teuer: durch den unmittelbaren Schaden (Ware, Bargeld, Material, Arbeitszeit) und durch Folgekosten (Kontrollen, Ermittlungen, Rechtsstreit, Reputationsrisiko, Teamklima).
Gerade rund um das Jahresende passiert dabei immer wieder das Gleiche: Mehr Warenbewegung, mehr Hektik, mehr Aushilfen/Vertretungen, weniger Routine – und damit mehr Gelegenheiten. „Alle Jahre wieder“ ist deshalb leider nicht nur eine Redewendung, sondern für viele Betriebe eine wiederkehrende Erfahrung.
Hinweis: Dieser Beitrag ist eine praxisnahe Übersicht und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei konkreten Verdachtsfällen sollten Sie frühzeitig arbeitsrechtlichen Rat einholen.
1) Was ist Mitarbeiterkriminalität – und wo beginnt „Diebstahl am Arbeitsplatz“?
Unter Mitarbeiterkriminalität versteht man Straftaten oder schwerwiegende Pflichtverletzungen, die Beschäftigte gegen das Vermögen oder die Interessen des Arbeitgebers (oder von Kunden/Partnern) begehen. Beim Thema Diebstahl am Arbeitsplatz geht es typischerweise um:
- Klassischer Diebstahl (z. B. Ware, Material, Geld) – strafrechtlich häufig § 242 StGB
- Unterschlagung (z. B. anvertraute Gegenstände/Geld werden „einbehalten“) – häufig § 246 StGB
- Betrugsnahe Varianten (z. B. Retouren-/Kassenmanipulation, Gutscheinmissbrauch, falsche Spesen)
Wichtig: Nicht jedes „Mitnehmen“ ist gleich ein gleichgelagerter Fall. In der Praxis kommt es enorm auf Wert, Rolle, Vorsatz, Dauer, Wiederholung, Vertrauensstellung und Beweislage an – und auf das richtige Vorgehen des Unternehmens.
2) Warum die Gefahr rund um Jahresendgeschäft und Inventur oft steigt
Auch ohne „Massenpanik“: Das Jahresende bringt in vielen Branchen strukturelle Risikofaktoren mit sich:
- Mehr Ware, mehr Bewegung, mehr Übergaben (Wareneingang, Versand, Retouren, Geschenksets)
- Mehr Bar- oder Kartenzahlungen (je nach Branche) und mehr Kassenstress
- Mehr Aushilfen/Leiharbeit/Vertretungen und damit mehr Zugänge, Schlüssel, Passwörter
- Weniger Kontrolldichte (Urlaube, Krankheitswellen, „Feuerwehr-Modus“)
- Mehr „Grauzonen-Entscheidungen“ („Nur dieses eine Mal…“)
Ein Blick in den Handel zeigt die Größenordnung: Laut EHI-Studie zu Inventurdifferenzen lagen die Inventurverluste 2024 bei 4,95 Mrd. Euro (bei rund 495 Mrd. Euro Umsatz). Der größte Anteil wird Diebstahl zugeschrieben (insgesamt 4,2 Mrd. Euro), wovon Unternehmen 890 Mio. Euro eigenen Mitarbeitenden zurechnen. Außerdem betont die Untersuchung, dass ein Großteil der Fälle unentdeckt bleibt und dass Händler u. a. in Kameraüberwachung, Detektiveinsätze, Testkäufe und Schulungen investieren. EHI Retail Institute
Auch wenn diese Zahlen aus dem Einzelhandel stammen: Das Muster ist branchenübergreifend ähnlich – wo Prozesse unter Druck geraten, steigen Gelegenheiten.
3) Die häufigsten Formen von Mitarbeiterdiebstahl (Praxis-Check)
A) „Mitnahme“ von Waren & Material
- Lager/Wareneingang: Artikel verschwinden „im Zwischenraum“
- Produktion/Werkstatt: Werkzeuge, Rohmaterial, Ersatzteile
- Büro: Hardware, Verbrauchsmaterial, Geräte „für Zuhause“
B) Kasse, Abrechnung, Zahlungsverkehr
- Stornos/Refunds ohne echte Rückgabe
- Manipulierte Rabatte oder „Freundschaftspreise“
- Entnahmen aus Trinkgeld-/Kassenbeständen
C) Retouren- und Reklamationsbetrug
- Rücksendungen werden intern „umgeleitet“
- Defekte Ware wird als „verschrottet“ gebucht, taucht aber privat wieder auf
D) Gutschein-, Code- und Bonusmissbrauch
- Gutscheincodes „für später“ abfotografiert
- Bonuspunkte/Accounts manipuliert
E) „Nebenher“: Arbeitszeit- und Spesenbetrug
Ist streng genommen nicht „Diebstahl“, aber oft Teil desselben Problemfelds: Vermögensdelikte + Vertrauensbruch.
4) Warnsignale: So erkennen Sie Muster, bevor es teuer wird
Kein Signal beweist etwas – aber mehrere Indikatoren zusammen sind oft ein Frühwarnsystem:
- Auffälligkeiten in Beständen (Schwund in bestimmten Produktgruppen/Schichten)
- Ungewöhnliche Storno-/Retourenquoten bei einzelnen Personen/Teams
- „Immer allein zuständig“ (keine Vertretung, keine Transparenz, Widerstand gegen Vier-Augen-Prinzip)
- Unklare oder lückenhafte Dokumentation
- Auffällige Routinen (späte Lagergänge, „kurz noch was holen“, häufige Privatpakete)
- Plötzliche Verhaltensänderung (Defensivität, aggressives Abblocken, Schuldumkehr)
Praxis-Tipp: Legen Sie eine saubere Datenbasis an (Schicht, Kasse, Warengruppe, Zeitraum), bevor Sie „Bauchgefühl“ in Maßnahmen übersetzen.
5) Prävention: 12 Maßnahmen, die wirklich wirken (ohne Klima-Kollateralschäden)
- Klare Regeln & Null-Toleranz gegenüber Diebstahl – aber fair kommuniziert
Nicht „Misstrauen“, sondern „Schutz für alle“ (Mitarbeitende, Kunden, Unternehmen). - Vier-Augen-Prinzip in kritischen Prozessschritten
Kasse, Wareneingang, Tresor, Rücknahmen, Gutscheine, Preisänderungen. - Rollen- & Rechtekonzept (Zugänge minimieren)
Schlüssel, Zutrittskarten, Adminrechte, Kassencodes – nur so viel wie nötig. - Inventur/Spot-Checks intelligent planen
Nicht nur „einmal im Jahr“, sondern risikobasiert (Warengruppen/Zeiten). - Transparente Retouren Prozesse
Jede Rücknahme braucht eine eindeutige Spur: Produkt, Grund, Freigabe, Beleg. - Technik richtig einsetzen – nicht „alles überwachen“
Video, Logs, Auswertungen nur im zulässigen Rahmen (siehe Rechtsteil unten). - Hinweisgebersystem (intern + optional extern)
Niedrigschwellige, sichere Meldemöglichkeit – ohne Denunziationskultur. - Onboarding für Saisonkräfte mit Fokus auf Compliance
Gerade „kurze Beschäftigung“ ist ein Risikofaktor. - Schulung von Führungskräften
Wie man Verdacht professionell behandelt (ohne Vorverurteilung). - Konsequente Trennung von Prozess- und Personendaten
Erst Muster prüfen, dann – bei objektiven Auffälligkeiten – individualisieren. - Klare Sanktionierungslogik
Abmahnung/Kündigung/Strafanzeige: nicht willkürlich, sondern nachvollziehbar. - Kultur & Führung: Die unterschätzte Prävention
Unfaire Behandlung, Intransparenz und „regelwidrige Normalität“ erhöhen das Risiko, dass sich Menschen „berechtigt fühlen“.
6) Verdacht auf Diebstahl: Die richtige Vorgehensweise (Checkliste)
Wenn der Verdacht da ist, entscheidet oft die erste Woche über Erfolg oder Eskalation.
Schritt 1: Fakten sichern – ohne Aktionismus
- Buchungen, Belege, Kassenjournale, Warenbewegungen sichern
- Zugriff auf relevante Systeme protokollieren
- Keine „Beweise erzeugen“ (z. B. Fallen stellen), die später angreifbar sind
Schritt 2: Verdacht objektivieren
- Was genau fehlt? Seit wann? In welchen Schichten/Zeiten?
- Wer hatte Zugriff? Wer hat gebucht? Wer hat freigegeben?
Schritt 3: Interne Rollen klären
- HR, Compliance/Revision, ggf. Datenschutzbeauftragte
- Betriebsrat/Personalrat einbinden, wo nötig (u. a. bei Überwachungstechnik)
Schritt 4: Anhörung/Personalgespräch professionell vorbereiten
- Konkrete Vorwürfe (Zeit/Ort/Handlung) – keine pauschalen Anschuldigungen
- Protokoll, Zeugen, Gesprächsleitfaden
Schritt 5: Externe Unterstützung erwägen
- Arbeitsrechtliche Beratung (Kündigungsstrategie, Fristen, Anhörung)
- Bei Bedarf: Detektei (Observation/Testkäufe/Beweisdokumentation)
7) Rechtsprechung: Was bei Kündigung, Verdacht und Beweisen zählt
7.1 Fristlose Kündigung ist möglich – aber nicht automatisch „immer“
Das BAG betont, dass es keine absoluten Kündigungsgründe gibt: Es braucht stets eine Interessenabwägung im Einzelfall. Das Bundesarbeitsgericht
„Emmely“ (BAG, 2 AZR 541/09, 10.06.2010) ist der Klassiker:
Es ging u. a. um zwei Leergutbons (0,48 € und 0,82 €). Das BAG stellte klar, dass zwar ein Vermögensdelikt „an sich“ geeignet sein kann, aber die konkreten Umstände (u. a. lange Betriebszugehörigkeit, Einmaligkeit, Verschuldensgrad) entscheidend sind. Das Bundesarbeitsgericht
Praxisfolgen:
- Auch bei „kleinen Beträgen“ kann eine Kündigung möglich sein – aber sie ist nicht garantiert.
- Wer vorschnell kündigt, riskiert Kündigungsschutzklage, Annahmeverzugslohn, Imageschaden.
7.2 Verdachtskündigung: Ohne ordnungsgemäße Anhörung wird es gefährlich
Bei Verdachtskündigungen gilt: Der Arbeitnehmer muss vor Ausspruch der Kündigung so angehört werden, dass er erkennt, welcher Sachverhalt aufgeklärt werden soll, und dass auch seine Verantwortung im Raum steht. Er muss Gelegenheit haben, konkrete zeitlich/örtlich eingrenzte Tatsachen zu bestreiten oder entlastende Umstände darzustellen. Das Bundesarbeitsgericht
Das BAG stellt außerdem klar, dass der Arbeitgeber dabei nicht zwingend ausdrücklich sagen muss: „Wir verdächtigen Sie …“, solange aus den Umständen deutlich wird, worum es geht und dass eine Stellungnahme erwartet wird. Das Bundesarbeitsgericht
7.3 Videoüberwachung als Beweis: möglich – aber nur in engen Grenzen
Verdeckte Videoüberwachung (BAG, 2 AZR 153/11, 21.06.2012):
Das BAG entschied, dass Beweismaterial aus verdeckter Videoüberwachung öffentlich zugänglicher Arbeitsplätze nicht allein wegen eines Kennzeichnungsverstoßes automatisch einem Beweisverwertungsverbot unterliegt; entscheidend bleibt die Abwägung/Verhältnismäßigkeit im Einzelfall. Das Bundesarbeitsgericht
Offene Videoüberwachung & spätere Auswertung (BAG, 2 AZR 133/18, 23.08.2018):
Wenn eine offene Videoüberwachung zulässig ist und die Aufnahmen vorsätzliche Eigentumsverletzungen zeigen, wird die Speicherung/Auswertung nicht allein durch Zeitablauf unverhältnismäßig, solange Rechtsverfolgung materiell-rechtlich noch möglich ist. Das Bundesarbeitsgericht
Wichtig für Unternehmen: Video ist kein Freifahrtschein. Mitbestimmung (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), Datenschutz (DSGVO/BDSG) und Verhältnismäßigkeit sind zentrale Stolpersteine.
7.4 Spind-/Schrankkontrollen: Hoher Eingriff, hohe Anforderungen
Ein persönlicher Spind gehört zur Privatsphäre – Kontrollen sind nur bei konkreten Anhaltspunkten und verhältnismäßig denkbar. Heimliche Kontrollen können als schwerer Eingriff bewertet werden, was bis zu Beweisverwertungsproblemen führen kann. Das Bundesarbeitsgericht
7.5 Digitale Totalüberwachung ist tabu: Keylogger-Beweise sind riskant
Das BAG hat entschieden: Der Einsatz eines Software-Keyloggers ist nicht erlaubt, wenn kein auf den Arbeitnehmer bezogener, durch konkrete Tatsachen begründeter Verdacht einer Straftat oder anderen schwerwiegenden Pflichtverletzung besteht. Das Bundesarbeitsgericht
7.6 Detektei/Observation: Zulässig bei konkretem Verdacht – nicht als „Routine“
Das BAG hält verdeckte Überwachungsmaßnahmen (z. B. durch Detektiv) zur Aufdeckung eines auf Tatsachen gegründeten konkreten Verdachts einer schwerwiegenden Pflichtverletzung unter Umständen für zulässig. Das Bundesarbeitsgericht
Und: Detektivkosten können unter bestimmten Voraussetzungen ersatzfähig sein – auch dann, wenn die Erkenntnisse „nur“ eine Verdachtskündigung tragen (wenn erforderlich/angemessen und wirtschaftlich). Das Bundesarbeitsgericht
8) Fallbeispiele aus der Praxis (anonymisiert & in Details verändert)
Hinweis: Die folgenden Fälle sind anonymisiert, Zeitangaben, Beträge und Branchenmerkmale wurden verändert, um Rückschlüsse auf reale Personen/Unternehmen auszuschließen.
Fall 1: „Die Rücknahme, die nie zurückkam“
Branche: Filiale mit hohem Retouren aufkommen
Muster: Über Wochen auffällige Rücknahmen in einer Schicht – Geld raus, Ware nicht im Bestand.
Aufklärung: Abgleich Retouren belege vs. Lagerzugang + stichprobenartige Sichtprüfung der Retouren Boxen + Auswertung Kassenvorgänge.
Ergebnis: Mitarbeiterin hatte Retouren „durchgewunken“ und Ware privat mitgenommen.
Lektion: Retouren brauchen physische Prozesskette (Ware – Prüfung – Freigabe – Einlagerung), nicht nur Buchung.
Fall 2: „Das Weihnachtslager wird zur Geschenkebude“
Branche: Versand/Lager in Peak-Season
Muster: Schwund bei Kleinteilen (Elektronik/Parfüm/Brandware) während hoher Aushilfen Quote.
Aufklärung: Zoneninventuren + Zugriffsrechte auf sensible Regale reduziert + anonymes Hinweisgebersystem aktiviert.
Ergebnis: Zwei Aushilfen nutzten unklare Schichtübergaben, um Ware in „Privatkartons“ zu verstecken.
Lektion: Gerade in der Saison: Übergaben standardisieren, sensible Ware separat führen, klare Kontrollpunkte.
Fall 3: „Kassenstorno als Privatkasse“
Branche: Gastronomie/Einzelhandel mit Storno-Funktion
Muster: Überdurchschnittlich viele Stornos kurz vor Schichtende, Trinkgeldkasse schwankt.
Aufklärung: Auswertung Storno-Logs + Abgleich mit Tisch-/Belegnummern + Zeugen (Kollegen) + stichprobenartige Nachkontrolle.
Ergebnis: Stornos wurden nach Kundenzahlung gesetzt, Bargeld blieb „außerhalb“ der Kasse.
Lektion: Storno nur mit Manager-Freigabe und Pflichtbegründung + regelmäßige Log-Reviews.
Fall 4: „Der Gutschein-Code im Fotoalbum“
Branche: Dienstleistung mit Gutscheinsystem
Muster: „Verlorene“ Gutscheine häufen sich, Einlösungen erfolgen zeitlich auffällig.
Aufklärung: Systemlogs + Rollenrechte + Analyse, welche Codes wann erzeugt/angezeigt wurden.
Ergebnis: Mitarbeiter fotografierte Codes bei Ausgabe, löste sie später ein.
Lektion: Codes sollten einmalig, kurzlebig, rollenbeschränkt und mit Audit-Trail versehen sein.
9) Wie eine Detektei bei Mitarbeiterdiebstahl unterstützen kann (rechtssicher & diskret)
Wenn interne Mittel nicht reichen oder Beweise „gerichtsfest“ werden müssen, kann eine Detektei unterstützen – aber nur im rechtlich zulässigen Rahmen und idealerweise abgestimmt mit Anwalt/Datenschutz/Betriebsrat.
Typische Leistungen:
- Observationen bei konkretem Verdacht (z. B. Warenabfluss, Nebenabgänge, unbefugte Übergaben)
→ Zulässigkeit hängt an Verdachtsdichte und Verhältnismäßigkeit. Das Bundesarbeitsgericht - Testkäufe / Mystery Shopping (z. B. Kassenmanipulation, Rabatte, „Freundschaftspreise“)
Solche Maßnahmen werden im Handel ausdrücklich als Sicherheitsinstrument genutzt. EHI Retail Institute - Beweisdokumentation (Berichte, Fotodokumentation im zulässigen Rahmen, Zeitlinien)
Ziel: belastbare Grundlage für arbeitsrechtliche Schritte. - Schnittstellenarbeit: Abstimmung mit Rechtsanwalt, HR, Compliance
Damit aus einem Verdacht keine formale Niederlage wird (Fristen, Anhörung, Prozessstrategie). - Kostenthema: Unter Umständen sind Detektivkosten ersatzfähig – aber nur, wenn sie erforderlich/angemessen sind und ein konkreter Verdacht bestand. Das Bundesarbeitsgericht
10) Fazit: Konsequenz ja – aber bitte professionell
Mitarbeiterdiebstahl ist ein sensibles Thema: Zu lasches Handeln lädt ein, zu hartes oder unprofessionelles Handeln führt schnell zu arbeitsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Problemen.
Die beste Strategie ist eine Kombination aus:
- klaren Prozessen & Prävention,
- intelligenter Analyse statt Bauchgefühl,
- rechtssicherer Beweissicherung,
- sauberer arbeitsrechtlicher Umsetzung (inkl. Anhörung),
- und – wenn nötig – diskreter externer Unterstützung.
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