Homeoffice, was darf die Geschäftsleitung wissen und was nicht?

Homeoffice, was darf die Geschäftsleitung wissen und was nicht?

Darf man Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Homeoffice überwachen?

Homeoffice Arbeitsplätze sind für ein Unternehmen oftmals günstig, da man in der Firma nicht ständig ein Büro oder Arbeitsplatz für den Mitarbeiter vorhalten muss. Der Mitarbeiter kann auch nicht zu spät kommen, weil er ja keinen Weg zur Arbeitsstätte hat. Allerdings haben Homeoffice Arbeitsplätze auch zwei wesentliche Nachteile:

  • Der Informationsaustausch mit Kollegen ist oft deutlich schwieriger
  • Während manche Mitarbeiter im Homeoffice dazu neigen, sogar mehr zu arbeiten, nutzen andere die Abwesenheit von Vorgesetzten, um während der eigentlichen Arbeitszeit auch Freizeitaktivitäten zu vollziehen, die sie sich als Arbeitszeit bezahlen lassen

Gerade wegen des letzten Punktes wächst der Wunsch in vielen Unternehmen, die Mitarbeit im Homeoffice auch zu überwachen und damit sicherzustellen, dass der Mitarbeiter auch tatsächlich für die Firma arbeitet. Durch bloßes Anrufen ist dies im Zeitalter von Anrufweiterschaltungen schon lange nicht mehr überprüfbar. Eine Telefonanruf im Homeoffice kann über Anrufweiterschaltung auch an den Strand eines Urlaubsressorts weitergeleitet werden und niemand bemerkt etwas.

Was kann man also tun, um die Mitarbeit im Homeoffice zu überwachen? Was darf man aus rechtlicher Sicht? Womit müssen Mitarbeiter bei der Überwachung im Homeoffice leben und was ist verboten? Wo sind rechtliche Grauzonen und welche Methoden gibt es, Mitarbeiter zu überprüfen?

Detekteien werden regelmäßig mit solchen Homeoffice Überprüfungen betraut, weil es aus Sicht der Firma auch gerecht ist, wenn alle Mitarbeiter für die Arbeit bezahlt werden und dafür auch arbeiten und nicht die, die wirklich arbeiten, für die anderen, die im Straßencafé sitzen, mitarbeiten müssen.

Darf man die Mitarbeiter mit Keyloggern im Homeoffice überwachen?

Einige Firmenchefs wollen am liebsten die Mitarbeiter mit sogenannten Keyloggern überwachen. Das sind kleine Programme, die genau erfassen, welche Daten der Mitarbeiter am heimischen PC oder Notebook eingibt. So kann auch erfasst werden, in welchen Zeiträumen der Mitarbeiter überhaupt seine Tastatur benutzt.
Solche Keylogger kann man durchaus einsetzen, aber nicht ohne Zustimmung des Mitarbeiters selbst. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 27.7.2017 (2 AZR 681/16) entschieden, dass eine verdeckte Überwachung mit einem Keylogger unzulässig nach § 32 Abs. 1 BDSG ist. Eine Ausnahme, die eine verdeckte Überwachung ohne Zustimmung des Mitarbeiters zulassen würde, wäre ein konkret begründeter Verdacht auf Straftaten des Mitarbeiters.

Hier reicht aber ein bloßer Verdacht nicht aus. Will man den Mitarbeiter mit einem Keylogger überwachen, wird man bei Vorhandensein eines Betriebsrats diesen vorher mindestens informieren müssen.

Darf man den Firmenwagen mit einer GPS Ortung versehen?

Viele Firmen setzen GPS Ortungstechnik in den Firmenfahrzeugen ein, z.B.

  • Um Strecken besser planen zu können
  • Um das Fahrzeug vor Diebstahl zu schützen
  • Um die Sicherheit des Mitarbeiters zu gewährleisten

Eine solche GPS-Ortung kann erlaubt sein, wenn sie sachlich gerechtfertigt ist, um z.B. Strecken besser zu planen oder den Mitarbeiter selbst zu schützen (z.B. bei Geldtransportern oder Taxen). Der Mitarbeiter, den man überwacht, muss aber darüber im Vorfeld informiert werden. Eine vorherige Information kann unterbleiben, wenn der begründete Verdacht besteht, dass der Mitarbeiter Straftaten begeht oder begangen hat oder sonstige erhebliche Vertragsverletzungen vorliegen. Der bloße Verdacht darauf reicht auch hier nicht: Es müssen konkrete Anhaltspunkte dafür vorliegen.

Trick: Firmen-PC zur Verfügung stellen und private Nutzung ausschließen

Wer seinen Mitarbeitern einen Firmen-PC zur Verfügung stellt und die private Nutzung vertraglich ausschließt, darf diesen PC auch überwachen, dies kann z.B. geschehen durch:

  • Spionage Software, die alle 5 Minuten einen Screenshot vom Bildschirm anfertigt und speichert
  • Speicherung des Browserverlaufs, in welchem gespeichert wird, wann welche Seiten aufgerufen worden sind

Wenn man solche Maßnahmen ergreift, sollte man aber per Arbeitsvertrag oder mindestens per Dienstanweisung die private Nutzung des Rechners und des Internets ausdrücklich untersagt haben, ansonsten könnte man sich z.B. einer Verletzung des Fernmeldegeheimnisses schuldig machen. Die Mitarbeiterüberwachung ist in §88 Telekommunikationsgesetz geregelt.

Wer einen Betriebsrat in der Firma hat, hat es allerdings etwas schwerer, wenn nicht tariflich oder gesetzlich etwas anderes bestimmt ist. Der Betriebsrat hat nämlich das Recht vor der Einleitung von Mitarbeiterüberwachungen darüber informiert zu werden. Dies ist in §87 Abs. 6 Betriebsverfassungsgesetz geregelt.

Was passiert eigentlich, wenn ich als Chef illegal die Mitarbeiter überwache?

Wer absichtlich personenbezogene Daten über die Mitarbeiter aufzeichnet und speichert, kann für diese Ordnungswidrigkeit mit Geldbußen bis 300.000 Euro belegt werden. Theoretisch wären auch Freiheitsstrafen denkbar.

Mitarbeiter könnten wegen nicht erlaubter Videoüberwachung auch Schmerzensgeld wegen Verletzung der Persönlichkeitsrechte einfordern. Dies trifft auf Fälle zu, in denen die Videoüberwachung nicht erlaubt ist und dennoch vorsätzlich ohne Wissen des Mitarbeiters vollzogen wurde.

Wer zusätzlich zu Bildern auch noch Ton aufzeichnet, könnte sich einer Straftat schuldig gemacht haben, wenn die Vertraulichkeit des Worts verletzt wird.

Gilt eigentlich das Arbeitszeitgesetz auch zuhause im Home Office
Ja, auch wenn man zuhause im Home Office arbeitet , gilt das Arbeitszeitgesetz. Mitarbeiter sollen also nicht länger als 8 Stunden am Tag arbeiten – von Ausnahmen abgesehen. So kann z.B. die tägliche Arbeitszeit auf bis zu 10 Stunden ausgedehnt werden, muss dann aber innerhalb der nächsten 6 Monate ausgeglichen werden. Den Arbeitgeber treffen Dokumentationspflichten auch für die Arbeit des Angestellten im Homeoffice.

Pausenzeiten im Homeoffice

Auch wer im Homeoffice arbeitet, hat Anspruch auf Pausen. Wer mehr als 6 Stunden arbeitet, hat Anspruch auf 30 Minuten Pause. Wer täglich mehr als 9 Stunden arbeitet, hat Anspruch aus insgesamt 45 Minuten Pause. Auch müssen zwischen Arbeitsende und nächstem Arbeitsbeginn mindestens 11 Stunden liegen, – hier sind aber Ausnahmen möglich.

Darf der Arbeitgeber einfach so ins Home Office?

Manch Arbeitgeber hat Freude daran, seine Mitarbeiter zuhause unangekündigt zu besuchen, um zu überprüfen, ob und wie der Mitarbeiter auch tatsächlich im Homeoffice arbeitet. Formal begründet das der Arbeitgeber häufig mit der Verpflichtung des Arbeitgebers, auch im Home Office die Arbeitsschutzvorschriften einhalten zu müssen. Es gibt aber keine rechtliche Verpflichtung des Angestellten, den Arbeitgeber überhaupt in die Wohnung hineinzulassen. Daher sollte man in einer Home-Office-Vereinbarung das Zutrittsrecht zur Wohnung des Arbeitnehmers ausdrücklich regeln – unter Nennung von:

  • Zutrittsgründen
  • Zutrittszeiten
  • Zutrittshäufigkeiten

Dürfen Detekteien Mitarbeiter im Homeoffice überwachen?

Das Bundesdatenschutzgesetz erlaubt in §26 Abs.1 ausdrücklich auch Überwachungen durch Detekteien zur Gewinnung von Beweismitteln einer Pflichtverletzung. Und zwar immer dann, wenn konkrete Verdachtsmomente eines Arbeitszeitbetrugs vorhanden sind.

Dies könnte z.B. der Fall sein, wenn der Mitarbeiter im Homeoffice:

  • Öfter oder dauernd im Homeoffice zu vereinbarten Arbeitszeiten nicht erreichbar ist
  • Eine stark verminderte Produktivität auftritt, die auf mangelnden Arbeitseinsatz schließen lässt
  • Hinweise anderer Kollegen oder Dritter auf Freizeit- oder andere arbeitsfremde Aktivitäten während der Arbeitszeit vorliegen

Wenn man also mehrmals zu unterschiedlichen Arbeitszeiten im Homeoffice anruft und dort meldet sich niemand und das kann seitens des Arbeitnehmers auch nicht schlüssig erklärt werden, könnte ein Einsatz einer Detektei ebenso gerechtfertigt sein wie für den Fall, dass ansonsten übliche Videotelefonate häufig abgelehnt werden (weil dann auffallen würde, dass der Mitarbeiter gar nicht im Büro ist).

In §26 BDSG heißt es ausdrücklich:

Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

Zur Aufdeckung von Straftaten dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten nur dann verarbeitet werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der oder des Beschäftigten an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.

Praktisch bedeutet dies, dass der Mitarbeiter dann durch eine Detektei überwacht werden darf, wenn es Anhaltspunkte für gravierende Verstöße gibt. Dazu gehört nicht ein einmaliger Verstoß oder ein um wenige Minuten nach hinten gelegter Arbeitsbeginn, sondern Hinweise auf regelmäßiges oder gravierendes Fehlverhalten.

Die meisten Home Office Arbeiter sind im Home Office sogar produktiver als im Büro und arbeiten sogar mehr als im Firmenbüro. Umso wichtiger ist es manchen Personalchefs, keine Ungerechtigkeiten durch diejenigen aufkommen zu lassen, die meinen Vertrauen in sie enttäuschen zu müssen.

Detekteien werden vor allen Dingen im öffentlichen Raum tätig

Detekteien werden vor allen Dingen im öffentlich zugängigen Raum tätig, d.h. überwachen z.B., wenn der Arbeitnehmer während der Arbeitszeit das Haus verlässt, um z.B. Tennis zu spielen oder sich mit Freunden im Café trifft. Auch privates Rasenmähen vor dem Haus könnte ebenso dokumentiert werden wie das Abholen der Kinder aus dem Kindergarten oder das Gassigehen mit dem Hund. Wer sich vom Arbeitgeber 8 Stunden Arbeit bezahlen lässt, aber 2 Stunden davon am Tag privat verbringt, betrügt im Prinzip seinen Arbeitgeber, der ein Recht auf Vertragserfüllung und Aufklärung hat.

Schwieriger ist rechtlich die Aufklärung im privaten Bereich, wie z.B. innerhalb der Wohnung. Hier dürfen Detekteien im Regelfall keine Video- und Tonaufnahmen tätigen.

Arbeitgeber haben im Regelfall vor Homeoffice-Überwachung durch Detektei einen Verdacht

Kaum ein Arbeitgeber will stichprobenhaft durch eine Detektei alle Angestellten im Homeoffice überwachen lassen. Dies wäre nicht nur gesetzlich verboten, sondern auch aus Kostengründen ineffizient. Bei fast allen Überprüfungen durch Detekteien im Bereich Homeoffice ist der Betrugsverdacht des Arbeitgebers so groß, dass er sich durch die Detektei in der Folge auch bestätigen lässt. Der Vorteil ist: In solchen Fällen kann die Detektei gerichtsfeste Beweise liefern, die auch vor Gericht verwertbar sind, da der Arbeitgeber ein legitimes Interesse und einen begründeten Verdacht beweisen kann.

Bei Detektiveinsätzen zur Überprüfung von Homeoffice Angestellten ist beispielsweise in der Vergangenheit aufgefallen:

  • Eigentlich aus gesundheitlichen Gründen in Quarantäne befindlicher Mitarbeiter war im Café und Baumarkt
  • Mitarbeiter, der im Homeoffice arbeiten sollte, war im Ferienhaus im anderen Land
  • Mitarbeiter, der im Home Office arbeiten sollte, arbeitete nachmittags im 450-Euro-Job
  • Mitarbeiter war statt im Homeoffice auf dem Sportplatz
  • Mitarbeiter nutzte eigentliche Homeoffice-Zeit zu Vorstellungsgesprächen bei anderen Firmen

Alle solche Verfehlungen können durch eine Detektei gerichtssicher dokumentiert werden, sodass auch arbeitsrechtliche Konsequenzen – bis hin zur Kündigung – rechtssicher erfolgen können.

Welche Tracking-Programme gibt es für die Home Office Angestellten?

Am Markt ist eine Vielzahl von Tracking-Programmen erhältlich, die die Aktivitäten von Angestellten im Home Office Verhältnis speichern sollen. Besonders beliebt sind Programme wie:

  • Activ Trak
  • Timedoctor
  • Hubstaff
  • Sneek
  • Enaibe

Der Einsatz solcher Programme ist vor allen Dingen in den USA sehr beliebt, dort werden solche Programme auch von großen Unternehmen, wie z.B. Banken benutzt. In Deutschland ist jedoch eine durchgehende Überwachung aller Angestellten per Videokamera – von wenigen Ausnahmen abgesehen (z.B. Bankkassierer, Juweliere, Geldbearbeitungsfirmen etc.) – unzulässig und überdies mit dem Betriebsrat auch vorher abzustimmen.

Allerdings wird hier häufig in Deutschland nach dem Motto „Wo kein Kläger, da auch kein Richter“ gehandelt und Arbeitgeber vereinbaren mit den Arbeitnehmern die Installation solcher Systeme.

Manchmal wissen die Angestellten gar nicht, was die Programme alles dokumentieren.

So schießt z.B. Timedoctor über die Webcam alle 10 Minuten ein Foto vom Mitarbeiter vor dem PC. Das macht zwischenzeitliche Ausflüge an den Baggersee etwas schwierig.

Sneek zeigt alle Home Office Mitarbeiter auf einem Schirm

Besonders beliebt bei einigen Arbeitgebern ist die Software von Sneek, die dem Chef im Büro auf einem Schirm alle Mitarbeiter gleichzeitig am Homeoffice Arbeitsplatz zeigt und dies alle paar Minuten updatet. Wessen Platz am Schirm länger leer bleibt, fällt sofort auf. Die Software kann man gratis testen und selbst die Proversion kostet nur 8,50 € im Monat – pro Mitarbeiter. Preiswerter kann man Mitarbeiter kaum überwachen. Die Modemarke Fred Perry nutzt diesen Dienst beispielsweise für ihre Mitarbeiter. Sneek gibt an, über 10.000 Kunden für die Software zu haben.

Versteht sich von selbst, dass die Betreiber solcher Software-Systeme die Programme nicht als Überwachung verstanden willen wollen, sondern dies als ideales Instrument sehen, den Zusammenhalt in Firmenteams auch im Home Office zu stärken.

Was ist Vertrauensarbeitszeit?

Sowohl im Home Office wie auch in Firmengebäuden setzen manche Firmen auf eine sogenannte Vertrauensarbeitszeit. Im Prinzip können bei dieser Regelung die Mitarbeiter arbeiten, wann sie wollen und Arbeitsbeginn und Arbeitsende frei festlegen. Die Arbeitszeit kann eigenverantwortlich geregelt werden. Die Arbeit muss nur gemacht werden.

Möglich ist, dass Kernarbeitszeiten festgelegt werden, zu denen man im Büro (oder Home Office) anwesend sein muss (z.B. für Meetings wichtig). Es muss bei einem Vertrauensarbeitszeitmodell auch nicht täglich 8 Stunden oder 1/5 der Wochenarbeitszeit gearbeitet werden. Der Arbeitgeber vertraut darauf, dass der Mitarbeiter mit diesem Vertrauensvorschuss vertrauensvoll umgeht. Die Erfahrung lehrt, dass dieses Modell, was besonders häufig bei besser bezahlten Mitarbeitern angewandt wird, sogar eher dazu führt, dass die Mitarbeiter länger als zu wenig arbeiten. Häufig wird dann noch in den Abendstunden länger gearbeitet. Oder auch am Wochenende.

Probleme bei der Vertrauenszeit:

  • Im Homeoffice gibt es keinen geregelten Feierabend, hier gibt es die Gefahr der häufigen Überstunden oder aber des übermäßigen Freizeit-Nehmens
  • Smartphone- und Notebook-Arbeiten und Antworten von unterwegs werden häufig nur unzureichend gewertet
  • Die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen, was bei einigen das Abschalten unmöglich macht. Damit werden Burnouts wahrscheinlicher
  • So positiv eine flexible Einteilung auch klingt: Viele Vorgänge sind von Abstimmungsprozessen mit Kollegen abhängig und diese sind im Zweifel abends um 22 Uhr nicht mehr zu erreichen

Voraussetzung, damit eine Überwachung im Home Office überhaupt Sinn macht

Damit eine Überwachung der Angestellten im Home Office überhaupt Sinn macht, sollte mit dem Angestellten eine Home Office Vereinbarung geschlossen werden. In dieser sollte vereinbart werden:

  • Firmen-PC und Firmen-Smartphone werden gestellt und sind nur und ausschließlich beruflich zu nutzen. Dies ermöglicht eine Überwachung des Geräts und Auswertung des Browsers und Userverhaltens
  • Es sollten Reaktionszeiten festgelegt werden, innerhalb derer Anrufe oder Rückrufwünsche erledigt werden sollten. In bestimmten Kernzeiten sollte dies ein Zeitrahmen von max. 30 – 60 Minuten sein. Das verhindert in Kernzeiten den Freibadbesuch des Mitarbeiters, ermöglicht ihm aber ohne schlechtes Gewissen, den Müll rauszubringen.
  • Es sollten klare Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit gesetzt werden, z.B. „Arbeitszeit wird regelmäßig spätestens um 21 Uhr beendet…der Sonntag bleibt stets arbeitsfrei…“ oder ähnlich.
  •  Zutritt von Firmenchefs, Abteilungsleitern in die Wohnung sollte geregelt werden (Wie häufig und wie lange vorher angekündigt und in welchen Fällen, zu welchen Zwecken)
  • Mitarbeiter sollte sich einverstanden erklären mit der Installation bestimmter Software-Systeme

Warum sollten Chefs Ihre Mitarbeiter im Home Office überwachen?

  1. Manche Mitarbeiter können im Homeoffice nicht abschalten – hier sollten Chefs auch einschalten können, um den Mitarbeiter vor sich selbst zu schützen. Mitarbeiter brauchen auch Auszeiten, um sich zu erholen, sonst droht irgendwann der Totalausfall wegen Burnout.
  2.  Nicht alle Mitarbeiter sind für ein Homeoffice geeignet. Manche Mitarbeiter brauchen festere Strukturen und immer wieder zwischen Anweisungen und Korrekturen. Solche Mitarbeiter würden sich ohne ständiges Feedback sonst verlieren.
  3. Im Austausch mit Kollegen und Vorgesetzten kommen immer wieder Informationen „informell“ ans Tageslicht, die in rein formellen Meetings oder Emails nicht übermittelt worden wären. Nichts ersetzt das persönliche Gespräch…
  4. Selbst-Management erfordert hohes Maß an Selbstorganisation. Das liegt nicht jedem. Hier brauchen Mitarbeiter manchmal Hilfestellung.
  5. Vereinbarungen und Zielvorgaben machen nur Sinn, wenn man die Einhaltung auch überprüft. Auch zwischendurch, um Leute, die sich auf falschen Wegen befinden, zurückzuholen.
  6.  Mitarbeiterleistung muss gemessen werden: Nur, wenn man weiß, wie lange ein Mitarbeiter an einem Projekt gesessen hat, kann man die Effektivität des Mitarbeiters beurteilen
  7. Mitarbeiter müssen geführt werden, auch wenn man im kollegialen Führungsstil führt. Wer nicht führt, verliert. Führung kann auch bedeuten „Laufen lassen“. Man muss nicht jeden Schritt beobachten, aber man muss einschreiten können, bevor es zu spät ist und sich jemand völlig verrennt. Da ist es gut, wenn man einen Überblick hat.
  8. Fürsorgepflicht: Arbeitgeber haben schon gesetzlich eine Fürsorgepflicht für die Arbeitnehmer. Habe ich die Arbeitnehmer im Blick, kann ich rechtzeitig einschreiten, wenn ich sehe, dass der Arbeitnehmer ein Problem hat

Was können Detekteien für den Arbeitgeber von Home Office Beschäftigten tun?

Einer der häufigsten Einsätze bei Home Office Angestellten ist sicher der Nachweis von Arbeitszeitbetrug. Dies ist bei meist sehr frei gestalteten Arbeitszeiten im Home Office nicht immer ganz einfach, aber möglich. Insbesondere dann, wenn über mehrere Tage eine Zielperson beobachtet wird. Dies erfolgt i.d.R. unauffällig und so, dass es der Betroffene nicht bemerkt. Gerade im Home Office Bereich gibt es häufig verbundene Tatbestände, die gleich mit ermittelt werden können:

  • Krankenkontrolle
  • Nachweis von Lohnfortzahlungsbetrug (Klassiker: Arbeitnehmer meldet sich krank, arbeitet aber woanders oder spielt Tennis)
  • Aufklärung von Untreue, Diebstahl, Unterschlagung
  • Korruption (z.B. bei Einkäufern durch Lieferanten)
  • Aufklärung von Datenklau
  • Verstöße gegen Wettbewerbsverbote
  • Nachweis von Schwarzarbeit
  • Nachweis von Nebentätigkeiten
  • Backgroundcheck zu Personen
  • Ehrlichkeitskontrollen
  • Forensische Sprachvergleiche z.B. bei anonymen Schreiben (Mitarbeiter schwärzt eigene Firma an)

8 von 10 Mitarbeitern schummeln bei den Arbeitszeiten

Die Erfahrung lehrt, dass häufig 8 von 10 Mitarbeitern bei der Arbeitszeit „schummeln“, wenn diese nicht mittels Zeiterfassungssystem genau erfasst wird. Und selbst dabei wird häufig noch geschummelt, indem Mitarbeiter für andere die Karten durch Geräte ziehen oder bei Pausen nicht ausgecheckt wird.

Pausen werden häufig zuhause nicht erfasst

Im Home Office werden häufig auch längere Arbeitspausen nicht erfasst, obwohl sie regelmäßig stattfinden. Niemand wird ernsthaft erwarten, dass der Mitarbeiter eine Pause vermerkt, wenn er dem Briefträger die Tür aufmacht. Aber wenn die Schwiegermutter zum Nachmittags-Café auf die Terrasse kommt man dort eine Stunde gemütlich zusammensitzt, wäre es unfair, dies als Arbeitszeit abzurechnen. So etwas kann eine Detektei erfassen und auch systematisch auswerten. Die Konsequenz daraus muss der Auftraggeber selbst ziehen.

Unauffälliges Auftreten ist wichtig

Ein unauffälliges Auftreten einer Detektei durch den Einsatz professionellen Personals und professioneller Technik ist wichtig, um weder die Atmosphäre bei einem falschen Verdacht zu vergiften noch den Mitarbeiter zu warnen.

Chronologisch exakte Berichte mit Beweiskraft

Chronologische Berichte mit Beweiskraft sind gerichtsverwertbar, wenn vorher ein begründeter Anfangsverdacht bestand. Das festigt ihre Rechtsposition und bewahrt vor langen Arbeitsgerichtsprozessen oder hohen Abfindungszahlungen. Wer seinen Arbeitgeber deutlich betrügt, kann i.d.R. auch fristlos ohne vorheriger Abmahnung entlassen werden. Dies gilt nicht, bei Arbeitszeit-Schummeleien im Minutenbereich, aber sicherlich beim Klassiker des Schwarzarbeitens woanders während der Arbeitszeit, des Sporttreibens während der Arbeitszeit oder bei Arbeiten, die sich üblicherweise mit einer Krankmeldung nicht vertragen.

Arbeitszeitbetrug ist auch im Home Office strafbar

Arbeitszeitbetrug ist nach § 263 Strafgesetzbuch (StGB) auch im Home Office strafbar. Dies gerichtsverwertbar nachzuweisen, ist nur unter Einhaltung hoher datenschutzrechtlicher Hürden und unter Beachtung von Vorgaben aus Gesetzgebung und Rechtsprechung möglich.

Damit der Mitarbeiter nicht die Verwertbarkeit von Beweisen anzweifeln kann, ist eine saubere Absprache zwischen dem Arbeitgeber und der Detektei, die Beweise liefern soll, erforderlich.

Gerichtsurteile zum Arbeitszeitbetrug

Arbeitsgerichte mussten sich noch nicht so häufig mit Arbeitszeitbetrug im Home Office auseinandersetzen, aber Arbeitszeitbetrug als solches wird relativ häufig vor Gericht verhandelt:

  • Grundsätzlich kann man einen Arbeitnehmer gar nicht zur Home Office Arbeit zwingen, urteilte das Landesarbeitsgericht Berlin (Az 17 SA 562/18). Der Arbeitgeber hat nicht automatisch ein Weisungsrecht, Telearbeit anzuordnen.
  • Wer auf dem Weg vom Home-Office zur Toilette stolpert, ist nicht gesetzlich unfallversichert, urteilte das Sozialgericht München (Az S. 40 U 227/18).
  • Wer als Arbeitnehmer seine Arbeitszeit entgegen einer Weisung des Arbeitgebers nicht sauber dokumentiert, kann fristlos gekündigt werden, entschied das Landesarbeitsgericht Rheinland Pfalz in 2012 (Az 10 Sa 270/12). Sie hatte für einen Tag 6 Stunden Arbeit aufgeschrieben, an dem sie gar nicht für die Firma gearbeitet hatte
  • Das Bundesarbeitsgericht hielt eine fristlose Kündigung sogar im Falle einer Mitarbeiterin gerechtfertigt, die 135 Minuten zu viel an Arbeitszeit abrechnen wollte. Zeiten, in denen sie gar nicht gearbeitet hatte, fand man im Urteil aus 2011 (Az. 2 AZR 381/10)
  • Am Arbeitsgericht in Frankfurt war man noch härter: Ein Mitarbeiter, der tatsächlich 45 Minuten weniger arbeitete als er angegeben hatte, durfte fristlos gekündigt werden, – so das Urteil vom 27.8.2008 (ArbG Az. 7 CA 10063/07)
  • Wer ohne konkrete Anhaltspunkte observieren lässt und auffliegt, muss mit Schadenersatzklage des Observierten rechnen, so das Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz in 2017 (Az 5 SA 449/16). Dies zeigt, dass Observierungen durch eine Detektei dann angemessen sind, wenn es konkrete Anhaltspunkte für Arbeitszeitbetrug gibt. Eine lange andauernde Observation nur auf bloßen Verdacht kann zu Problemen führen. Zumindest dann, wenn die Detektei auffällt.
  • Andererseits müsse ein Arbeitnehmer sogar die Detektivkosten übernehmen, wenn sich ein zuvor gegebener Verdacht während einer Observation erhärten lässt. Eine fristlose Kündigung kassierte ein Arbeitnehmer, der eine Arbeitsunfähigkeit nur vortäuschte, – tatsächlich aber an anderer Stelle arbeitete und dabei von einer Detektei beobachtet wurde. Das Gericht hielt die fristlose Kündigung für rechtens und auch den Anspruch auf Ersatz der Detektivkosten. Entscheidend für diese Entscheidung war, dass bereits bei Beauftragung ein konkreter Verdacht bestand. (Bundesarbeitsgericht vom 26.9.2013 – Az 8 AZR 1026/12)

Obige Urteile zeigen eine eindeutige Tendenz:

Wegen Arbeitszeitbetrug kann man einen Mitarbeiter fristlos kündigen. Dies gilt nach dem Gesetz unabhängig davon, ob der Mitarbeiter in einem Home Office oder in einem Firmengebäude arbeitet.

Wenn man einen begründeten Verdacht hat, dass es bei der Aufzeichnung und Einhaltung der Arbeitszeiten zu Abweichungen von der Realität kommt, darf man sogar eine Detektei mit der Überprüfung beauftragen und im Falle des Nachweises muss der betroffene Arbeitnehmer u.U. sogar die Kosten der Detektei übernehmen.

Man darf allerdings nicht auf bloßen Verdacht in die Persönlichkeitsrechte eingreifen, indem man über lange Zeit jemanden observieren lässt und Aufzeichnungen anfertigen lässt, was dieser wann in der Freizeit macht.

Offene Kameraüberwachung am Arbeitsplatz: Selten erlaubt

Chefs, die auf die Idee kommen, ihre Mitarbeiter am Arbeitsplatz mittels einer offen sichtbaren Kamera (z.B. Webcam) fortlaufend zu überwachen, dürften sich schwertun, dies rechtlich auch durchzusetzen. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist dies nur dann erlaubt, wenn man damit einen legitimen Zweck verfolgt. Dies kann z.B. die Diebstahlverhinderung im Einzelhandel sein. Solche Kameras dürfen aber nicht die Beschäftigten schikanieren oder unter Beobachtungsdruck setzen, urteilte das Bundesarbeitsgericht (BAG vom 14.12.2004 ABR 34/03). Da der legitime Zweck im Home Office faktisch fast immer fehlen dürfte, scheidet eine ständige Überwachung der Mitarbeiter durch eine Kamera am Home Office Arbeitsplatz regelmäßig aus.

Mit Einverständnis des Mitarbeiters wäre allenfalls eine Video-Konferenz-Software denkbar, die in regelmäßigen Abständen Fotos macht, – allerdings müsste sich auch da der Mitarbeiter vorher mit einverstanden erklären und sollte auch die (zumindest theoretische) Möglichkeit haben, die Frequenz selbst zu verändern oder sogar beobachtungsfreie Zeiten festzulegen. Wie das dann auf die Kollegen wirkt, ist eine andere Frage.

Versteckte Kameras im Home Office: gänzlich verboten

Wer auf die Idee kommt, versteckte Kameras im Home Offices des Mitarbeiters anzubringen: Das ist eine ganz schlechte Idee, weil dies gänzlich verboten ist. Hier wären allenfalls Konstrukte denkbar, dass ein konkreter Verdacht einer Straftat oder schweren Vertragsverletzung des Mitarbeiters am Arbeitsplatz besteht. An den Einsatz solcher Technik in der Wohnung des Arbeitnehmers sind aber deutlich schärfere Anforderungen als an einen Firmenarbeitsplatz zu stellen, sodass dies regelmäßig nicht in Frage kommen dürfte.

Mitarbeiter im Home Office an Ergebnissen messen

Am besten ist immer noch die Methode, die Mitarbeiter an Ergebnissen zu messen. Letztendlich ist es beim Mitarbeiter nicht entscheidend, wieviel Stunden oder Minuten er für die Firma arbeitet oder Buchstabentasten auf der Tastatur seines Firmenrechners drückt, sondern entscheidend ist, was hat er in der Zeit für die Firma geleistet? Wie produktiv war er? Welches Projekt hat er wie weit nach vorne gebracht? Welchen Auftragsberg hat er wie weit abgearbeitet?

Wer seine Mitarbeiter an den Ergebnissen misst und die Mitarbeiter motiviert, bessere und mehr Ergebnisse zu produzieren, wird letztendlich die motivierteren Mitarbeiter haben, die mehr für das Unternehmen tun, als die, die schlichtweg „ihre Zeit absitzen“.
Bei Home Office Mitarbeitern auf Sachbearbeiter Ebene lässt sich häufig die Anzahl an Vorgängen messen, die bearbeitet wurden. Bei anderen Mitarbeitern muss man den Projektfortschritt beobachten.
Aber in jedem Unternehmen – und in großen mehr als in kleinen – gibt es immer eine Reihe von Mitarbeiterin, die von anderen mitgeschleppt werden und sich auf der Arbeit anderer ausruhen und für sich selber den bequemsten Weg suchen. Dabei wird häufig der gute Wille des Arbeitgebers und mangelnde Kontrolle ausgenutzt. Bei solchen Mitarbeitern hilft nur regelmäßige Kontrolle und bei begründetem Verdacht auch weitergehende Maßnahmen. Ggf. auch mit Hilfe einer Detektei, wenn ausreichend Anhaltspunkte für einen Betrug vorliegen und Beweise von unabhängiger dritter Seite gesichert werden müssen.

DSGVO setzt enge Grenzen auch im Home Office

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) setzt auch im Home Office enge Grenzen, wenn man ohne rechtliche Grundlage und ohne hinreichenden Verdacht und ohne schriftliche Einwilligung den Arbeitsplatz überwachen will. Die DSGVO könnte sogar dazu führen, dass bei illegaler Überwachung der Mitarbeiter eine Strafe bis zur Höhe von 4% des Konzernumsatzes verhängt werden kann. Praktisch ist bislang noch kein Fall bekannt geworden, wo eine solche Strafe verhängt worden ist, aber theoretisch wäre das möglich. Das Mindeste, was man also tun sollte, wenn man die Mitarbeiter am Home Office Arbeitsplatz überwachen will (per Software), ist, dass man die Mitarbeiter schriftlich über den Einsatz solcher Software aufklärt und sich das unterschreiben lässt. Pfiffige Personalbüros verpacken das in einen Unterpunkt einer Homeoffice Vereinbarung, die auch die private Nutzung des Firmen-PCs ausschließt. Dann verletzt man auch kein Fernmeldegeheimnis, wenn man den Firmen-PC durchsieht.

Was nie per Video überwacht werden darf – auch nicht im Homeoffice

Es gibt einige Räume, die dürfen nicht per Video überwacht werden, auch nicht bei Verdacht auf eine Straftat:

  • Schlafräume
  • Pausenräume
  • Toiletten
  • Sanitäre Anlagen
  • Umkleideräume

Im Homeoffice dürfte auch die Überwachung von Räumen, in denen man damit rechnen muss, dass regelmäßig Familienmitglieder oder Besucher verkehren, untersagt sein, z.B. Flure, Dielen, Eingangsbereiche, Küchen etc.

Optimalerweise gibt es für das Homeoffice zuhause einen separaten Raum, der nur für die Home Office Arbeiten genutzt wird.

Das könnte auch schon aus Datenschutzgründen erforderlich sein. Wenn Kundendaten aus der Firma zuhause auf dem Küchentisch für jedermann einsichtig sind, dürfte dies die berechtigten Interessen des Kunden sonst verletzten.

Auch Kamera-Attrappen zur ständigen Home Office Überwachung sind verboten

Wenn es keinen rechtlich zulässigen Grund gibt, den Mitarbeiter ständig per Video zu überwachen, ist schon die bloße Installation einer Kamera-Attrappe unzulässig, weil sie den Mitarbeiter unter einen Beobachtungsdruck setzt.

Darf ich als Chef denn das Firmenhandy dauernd orten?

Während sich früher Mitarbeiter über das Zurverfügungstellen eins Firmen-Smartphones gefreut haben, erkennen heute viele Mitarbeiter, dass damit häufig auch die Erwartung verbunden ist, Email-Anfragen und Anfragen über Nachrichtendienste zeitnah zu beantworten und dies am liebsten rund um die Uhr. Einige Arbeitgeber kommen auf die Idee, das Firmenhandy ständig orten zu wollen, um zu wissen, wo der Mitarbeiter gerade ist. Solche Dienste sind häufig kostengünstig oder gar gratis. Allerdings muss man den Mitarbeiter darüber vorher aufklären und auch dann ist es nur erlaubt, wenn es dienstlich aus wichtigem Grund erforderlich ist. Z.B. zur Koordinierung von Personaleinsätzen bei Handwerkern oder Speditionsfahrten.

Eine dauerhafte Überwachung könnte aber unverhältnismäßig ins Persönlichkeitsrecht eingreifen. Gleiches gilt für das Anlegen und Speichern von Bewegungsprofilen. Wer die Standortbestimmung dazu benutzt, um die Leistung des Mitarbeiters zu beurteilen, könnte sich Ärger mit Datenschützern einhandeln.

Im Unternehmen sollte sichergestellt werden, dass solche Daten in regelmäßigen Zeitabschnitten zuverlässig gelöscht werden. Eine Löschung am Ende jeden Arbeitstages könnte diesbezüglich zweckmäßig sein.

Und was ist mit Telefonüberwachung im Homeoffice?

Telefonüberwachung der Mitarbeiter im Home Office ist ein ganz heikles Thema. Eine Überwachung von Gesprächsinhalten bei Telefonaten, die auch privater Natur sein könnten, ist gänzlich untersagt. Dies kann man dadurch umschiffen, dass man in einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag private Telefonate über dienstliche Telefone gänzlich untersagt.

Aber: Bei einem Telefonat, welches man beim Mitarbeiter aufzeichnet oder überwacht, muss man ausnahmslos immer auch die Gegenseite (den Angerufenen oder Anrufer) vor Gesprächsbeginn darüber informieren, dass das Gespräch aufgezeichnet wird. Dies geschieht typischerweise über eine automatisierte Ansage („Dieses Gespräch kann zu Schulungszwecken aufgezeichnet werden“ o.ä.)
Nicht jeder Geschäftspartner wird dies auf Anhieb sympathisch finden.

Hier gilt – wie bei jeder technischen Überwachung von Mitarbeitern – natürlich auch, dass ein etwaiger Betriebsrat vor der Überwachung informiert werden muss und seine Zustimmung erteilen muss (§87 Abs. 6 Betriebsverfassungsgesetz).

Was leistet eine moderne Überwachungs-Software im Home Office?

Moderne Überwachungs-Software für Home Office Arbeitsplätze kann weitreichende Überwachungsfunktionen ausführen. Einer der Marktführer (ProtectCom) bietet beispielsweise:

  • Regelmäßige Bildschirmaufnahmen
  • Internetaufnahmen: Aufnahmen der aufgerufenen Webseiten
  • Keylogger nehmen alle Tastenanschläge auf – auch scheinbar unsichtbare
  • Programmaufnahmen: Dokumentation aller aufgerufenen Programme
  •  E-Mail-Alarmierung an Arbeitgeber bei bedenklichen Aktivitäten
  • Suchmaschinen-Aufzeichnung: Wann wurde was von wem im Internet gesucht
  • Zeitauswertung: Wer hat wie lange am PC gearbeitet
  • Systemvorgänge Speicherung: Wer hat welche Dateien geändert und was gedruckt
  • Aufnahmen zu bestimmten Zeiten oder bei bestimmten Nutzern
  • Aufnahme von Emails, Chats oder Facebook-Aktivitäten

Solche Software-Systeme verfügen im Regelfall über eine „Tarnfunktion“, sodass der normale User sie nicht findet. Nicht unter „Software“, nicht in der Systemsteuerung, sondern nur durch Drücken einer bestimmten Tastenkombination, die ihm aber nicht bekannt ist.

Die Verkäufer solcher Software wissen, dass der Einsatz solcher Software sehr effektiv, aber auf fremden PCs oder den PCs von Mitarbeitern rechtlich bedenklich ist. Eine solche Rundumüberwachung bietet zuverlässigen Schutz vor Betrug durch den Mitarbeiter, entspricht aber – auch mit Mitarbeitereinverständnis – kaum deutschem Recht, wenn tatsächlich jeder Tastendruck mitgeloggt wird.

Dennoch wird solche Software tausendfach genutzt. Im obigen Fall gibt der Hersteller an, über 50.000 zufriedene Kunden zu haben.
Hauptgründe, warum solche Überwachungssoftware im Home Office eingesetzt wird:

  • Verhinderung von Datendiebstahl: So wird zuverlässig verhindert, dass Mitarbeiter sich unbeobachtet, größere Datenmengen (Firmengeheimnisse, Kundendaten) herunterladen
  • Manipulationen / Löschungen unzufriedener Mitarbeiter können verhindert werden
  • Identitätsdiebstahl wird verhindert
  • Produktivitätsausfall durch private Nutzung von Facebook, Youtube, Amazon, Ebay und ähnlichen Diensten kann nachgewiesen und so mittelfristig verhindert werden
  • Datenverlust durch Herunterladen auf USB-Sticks, CDs o.ä. kann verhindert werden

Was kostet Überwachungssoftware für das Home Office?

Solche Softwarelösungen zur PC-überwachung kosten immer deutlich weniger als ansonsten ggf. auftretende Produktivitätsverluste durch privates Surfen der Mitarbeiter. Im Regelfall fallen monatliche Kosten von deutlich unter 100 Euro pro Mitarbeiter an.

Der Landesrechnungshof Berlin hat vor Jahren bereits einmal errechnet, dass allein in Berlin den einzelnen Bezirksämtern ein Schaden durch privates Surfen der Mitarbeiter in Höhe von 50 Millionen Euro entsteht. Man schätzte dort, dass 2/3 der Surfaktivitäten privater Natur seien.

Fazit Mitarbeiter Überwachung im Home Office

  1. Seine Mitarbeiter heimlich zu beobachten, ist ohne begründeten Verdacht fast immer verboten
  2. Wer einen begründeten Verdacht für schwere Verfehlungen oder strafbare Handlungen hat, darf auch zu heimlichen Beobachtungen greifen
  3. Der Einsatz von Überwachungssoftware kann sinnvoll sein, sollte aber dem Mitarbeiter zur Kenntnis gegeben werden.
  4. Der Einsatz von Privatdetektiven bei Verfehlungen kann sinnvoll sein, wenn man einen begründeten Verdacht und Anhaltspunkte für schwere Verfehlungen hat
  5. Unter Umständen müssen Arbeitnehmer sogar die Detektivkosten ersetzen, wenn der Arbeitgeber anders die Verfehlungen nicht gerichtsfest beweisen kann
  6. Unbegründete Verdachtsbeobachtungen sind selten legitim
  7. Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers und Datenschutzbelange müssen immer gegen die berechtigten Belange des Arbeitgebers abgewogen werden
  8.  „Schummeln“ bei der Arbeitszeit ist Betrug durch den Arbeitnehmer. Arbeitszeitbetrug ist auch strafbar und kein Kavaliersdelikt.
  9. Arbeitszeitbetrug durch Arbeitnehmer kann eine fristlose Kündigung rechtfertigen
  10. Der beste Arbeitnehmer ist der, den man gar nicht erst überwachen muss, sondern im Home Office richtig aufblüht und mehr und besser arbeitet als im Firmenbüro.