Ulm, 15. Oktober 2014 – Immer mehr Unternehmen leiden unter den Betrügereien ihrer Arbeitnehmer. Insbesondere im Außendienst kommt es häufig zu einem Betrug in Hinblick auf die Arbeitszeit. Die Schäden sind für die Arbeitgeber enorm.
Arbeitnehmer im Außendienst haben eine große Freiheit. Sie zu kontrollieren ist deutlich schwieriger als bei den Kollegen, die im Betrieb arbeiten. Häufig sind sie einen Großteil ihres Tages auf ihren Touren unterwegs, um Kunden zu besuchen, die Beziehungen zu ihnen zu pflegen und Umsätze zu tätigen. Erledigt der Außendienstmitarbeiter zwischendurch eben etwas Privates, fällt dies dem Arbeitgeber kaum auf. Immer wieder hört man von Fällen, in denen Arbeitnehmer während vermeintlicher Kundenbesuche ihren Seitensprung pflegten, sich eine Auszeit im Café gönnten oder einen Shopping-Bummel einlegten. Es gibt einige Anzeichen, die auf den Arbeitszeitbetrug eines Vertriebsmitarbeiters hindeuten:
• die Umsätze sinken
• die Verkaufszahlen sinken im Gegensatz zu denen der Kollegen
• Reise- und Spesenkosten steigen ohne erkennbaren Grund an
• neue Produkte werden kaum oder gar nicht umgesetzt
• mit dem Fahrzeug wird eine hohe Kilometerzahl zurückgelegt, ohne zusätzliche Kundenbesuche durchzuführen
• die Umsätze bei Bestandskunden gehen zurück
• Bestandskunden wechseln mangels Betreuung zur Konkurrenz
Kommen sogar mehrere dieser Anzeichen zusammen, so sollten Arbeitgeber hellhörig werden. Es kann dann eine gute Idee sein, verschärfte Kontrollen einzuführen, um dem betreffenden Arbeitnehmer zeitnah auf die Schliche zu kommen. Grundsätzlich gilt nämlich: Je länger die Mitarbeiter ihre Betrügereien fortsetzen können, desto größer wird im Endeffekt auch der entstandene Schaden. Wiegt sich der Mitarbeiter erst einmal in Sicherheit, wird er seinen vermeintlichen Vorteil immer mehr ausnutzen. Der Schaden besteht dabei nicht nur in der verlorenen Arbeitszeit, sondern auch in Umsatzeinbußen und gegebenenfalls an die Konkurrenz verlorene Kunden.
Der Arbeitgeber hat mehrere Möglichkeiten, seine Außendienstmitarbeiter zu kontrollieren. Eine häufig genutzte Möglichkeit ist der Tätigkeitsbericht. In diesem muss der Arbeitnehmer Tag für Tag festhalten, welche Kunden er jeweils in welchem Zeitraum besucht hat. Zusätzlich notiert er seine Ankunfts- und Abfahrtszeiten. Schließlich muss aus dem Bericht auch hervorgehen, warum er den Kunden besucht hat, wie das Gespräch verlaufen ist und welches Ergebnis der Mitarbeiter erzielt hat. Private Erlebnisse, ausgedehnte Pausen oder nicht eingehaltene Arbeitszeiten können hier nicht so einfach versteckt werden, als wenn der Arbeitstag komplett frei gestaltet werden kann.
Bei einem größeren Verdacht kann es sich auch lohnen, eine Kontrolltour zu fahren. Der Vorgesetzte fährt dann dieselbe Strecke wie der Mitarbeiter ab und spricht mit den besuchten Kunden. Insbesondere bei neuen Kollegen kann dies eine gute Möglichkeit der Kontrolle sein. Die meisten Arbeitgeber greifen auf diese Methode jedoch nicht zurück, da sie den Eindruck fürchten, den sie bei den Kunden hinterlassen könnte. Die Kontrolle unter Zuhilfenahme von EDV ist eher umstritten, da dadurch oft eine datenschutzrechtlich bedenkliche ständige Überwachung der Mitarbeiter möglich wird. Ebenfalls in den meisten Fällen rechtlich unzulässig ist die Ortung über einen am Fahrzeug installierten GPS-Sender, da dadurch ein umfassendes Bewegungsprofil erstellt werden kann.
Die Alternative ist die Beauftragung einer Detektei, die den im Verdacht stehenden Mitarbeiter überwacht und so das etwaige Fehlverhalten aufdecken kann. Die Detektive protokollieren den gesamten Ablauf des Arbeitstages, von der Abfahrt bis hin zur Rückkehr am Nachmittag oder Abend. Nutzt ein Mitarbeiter seine Arbeitszeit für private Aktivitäten, wird dies in der Dokumentation auffallen. Meist lassen sich bei der Ermittlung im Fall eines Arbeitszeitbetrughäufig schon nach sehr kurzer Zeit die erforderlichen Beweise beibringen, sodass bei Bedarf auch rechtliche Maßnahmen ergriffen werden können. Je nach Fallkonstellation können die Kosten für die Beauftragung sogar dem betreffenden Mitarbeiter auferlegt werden.
